Diariamente recebo uma quantidade grande de e-mails e ler tudo em um só dia é praticamente impossível, eu particularmente alguns filtros para decidir quais os mais importantes e merecem uma atenção maior. Hoje mais cedo lendo meus feeds, vejo um do Interney que me chamou muito atenção, onde ele da algumas dicas de como otimizar a gestão de e-mails, confira as dicas abaixo.
Atualmente eu consigo deixar zero e-mails na minha caixa de entrada diversas vezes durante o mês seguindo as regras abaixo, espero que te ajudem.
1) Só envie e-mails com cópia para pessoas que efetivamente podem fazer algo em relação aquele assunto. Se você está copiando a pessoa apenas para informá-la envie em um e-mail separado especificando FYI (For your information), assim o destinatário lerá o e-mail e armazenará sem se desesperar pensando no que precisa fazer ou responder.
2) Cada e-mail enviado inicia uma nova conversa, você receberá uma resposta, enviará suas considerações e assim por diante. Evite enviar e-mails desnecessários, muitas vezes sua caixa de e-mails está lotada porque você iniciou mais conversas do que é capaz de lidar diariamente. Prefira conversar pessoalmente e apenas documentar o que foi decidido por e-mail.
3) Muitas pessoas tendem a responder o e-mail assim que recebem, evitando o acúmulo de e-mails, sabendo dessas informações muitas pessoas começaram a enviar e-mails fora do horário de trabalho, pois os e-mails enviados no horário recebiam respostas imediatas e a caixa de entrada não esvaziava nunca. O problema é que atualmente muita gente responde e-mails em qualquer dia ou horário da semana. O resultado é que enviamos mais e-mails do que é possível responder nas 8 horas de trabalho e vivemos sempre com um monte de e-mails acumulados.
Envie e responda e-mails, sempre que possível, apenas no seu horário comercial. Obviamente algumas profissões e situações tem mais dificuldade de seguir essa regra, e nesses casos responda fora do horário apenas os e-mails mais urgentes e deixe os demais para o próximo horário útil.
4) Anexos podem atrasar a transmissão do e-mail e criam cópias do documento que podem ser confundidas com as versões finais do mesmo. Ao invés de anexos, prefira sempre enviar links dos documentos em repositórios online (Wikis, Google Docs, Basecamp, Dropbox, etc.) assim você pode atualizar o arquivo sem ter de enviar um novo e-mail.
5) Se uma conversa por e-mail demora muito para ser finalizada é melhor ligar para a pessoa ou encontrar pessoalmente, em geral se eu preciso explicar mais de uma vez o mesmo assunto por e-mail eu prefiro mudar o meio de comunicação onde eu posso utilizar outros suportes para deixar mais claro o que quero dizer.
6) E-mails muito longos não são lidos, se sua idéia não pode ser explicada em 2 ou 3 parágrafos você precisa de um encontro e uma apresentação e não apenas de um e-mail.
7) Se alguém demorou mais de uma semana para te responder vale a pena testar outro meio de comunicação, se você demorou mais de uma semana para responder o e-mail talvez sua resposta não seja mais necessária, escreva pedindo desculpas e perguntando se você ainda pode ajudar, você receberá uma versão atualizada do problema, tente ser mais eficiente dessa vez.
8) Se o seu e-mail pode ser resumido em 140 caracteres talvez um tweet ou SMS possam substituí-lo. Se for uma tarefa que você precisa acompanhar ou algo importante que você precise de resposta prefira o e-mail, eu pelo menos me organizo melhor assim, mas se for algo descompromissado usar métodos mais rápidos podem te dar uma resposta mais rápida ao invés de cair no esquecimento.
+ 2 dicas minhas (Interney):
9) Sempre que possível delegue seu trabalho para outra pessoa. Se você não for a melhor pessoa para responder aquele e-mail, se aquela tarefa não é responsabilidade sua, ou se você não souber, responda rapidamente dizendo que não sabe e indicando quem pode ajudá-la. Se a pessoa continuar utilizando você como diretório para informações para de responder os e-mails daquela pessoa.
10) Não comece discussões por e-mail, a probabilidade da pessoa do outro lado compreender seus argumentos e criar algo produtivo é mínima, discussões devem ser travadas pessoalmente e se você não tem tempo para encontrar a pessoa de fato a discussão não era importante.
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